16 jun 2016

Fiscale bewaarplicht van administratie: wat zijn de regels?

De fiscale bewaarplicht is een regeling die het verplicht stelt om administratie voor een bepaalde termijn te bewaren. Hierbij gaat het niet alleen om financiële resultaten maar ook om alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor belastingheffing.

Bewaarplicht voor particulieren

Voor particulieren geldt geen bewaarplicht. Dat betekent echter niet dat het verstandig is om geen administratie bij te houden.

De Belastingdienst kan namelijk achteraf correcties toepassen op geheven belasting. Binnen 5 jaar kan nog een navordering van belasting op de mat vallen.

Bewaar daarom uw bankafschriften, loonstrookjes en jaaropgaves in ieder geval vijf jaar om eventuele geschillen te voorkomen.

Bewaarplicht voor bedrijven

Voor bedrijven geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Gegevens over onroerend goed moeten zelfs 10 jaar bewaard blijven.

Deze termijn gaat in aan het einde van het boekjaar waarin de informatie zijn actualiteit verliest. Dat betekent dat een contract met een looptijd van vijf jaar respectievelijk 12 of 15 jaar bewaard moet blijven vanaf het jaar waarin het contract in werking trad.

Als u (een gedeelte van) uw administratie uitbesteedt, dan geldt de bewaarplicht ook voor de gegevens die bij derden zijn ondergebracht.

Digitaal of op papier?

De Belastingdienst laat aan u de keuze of u uw administratie digitaal of op papier wilt bewaren. Hier zijn diverse regels voor opgesteld.

Post digitaliseren

Wanneer u ingekomen poststukken wilt digitaliseren, dienen alle gegevens op het poststuk ook digitaal opgeslagen te worden. Het oorspronkelijke poststuk mag alleen worden vernietigd wanneer het poststuk in zijn geheel (dus inclusief logo, watermerk, kleuren et cetera) gearchiveerd wordt en niet meer achteraf gewijzigd kan worden.

De balans en de resultatenrekening van de jaarrekening vormen een uitzondering op deze regel. Deze documenten mogen niet enkel als digitale kopie worden gearchiveerd.

Digitale gegevens printen

Het is niet toegestaan om digitaal ontvangen informatie slechts als geprinte kopie te archiveren.

Afspraken maken over de bewaarplicht

Het is mogelijk om met de Belastingdienst een andere bewaartermijn overeen te komen. Ook kunnen afspraken gemaakt worden over de vorm van de informatie (offline of digitaal) en over het detailniveau.

De mogelijkheid tot het maken van afwijkende afspraken of bewaartermijnen geldt niet voor bepaalde basisgegevens, zoals de voorraadadministratie en de loonadministratie.

Sanctie

Een overtreding van de fiscale bewaarplicht kan leiden tot een omkering van de bewijslast. Hierbij dient de ondernemer te bewijzen dat zijn aangiftes kloppen en er geen fraude gepleegd is. Dit is een relatief zware maatregel waar niet alle ondernemers aan kunnen voldoen.

Begeleiding bij afspraken of geschillen

Wilt u goede begeleiding bij het maken van afspraken met de Belastingdienst over de bewaarplicht? Of heeft u geschillen met de Belastingdienst over de bewaarplicht en geldt er (mogelijk) een omkering van de bewijslast? Neem dan zo snel mogelijk contact op met een fiscaal advocaat van Römkens Fiscale Advocatuur.

Neem contact op

Lees ook: